福建宏林文化集团档案管理制度
第一章 总则
一、目的
为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。
二、管理部门
行政部是企业档案的管理部门，其主要职责：
1、制定档案工作的管理制度。
2、指导和监督企业其他部门文件材料的归档工作。
3、做好企业档案的收集、整理、保管和应用工作。
4、做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
5、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
第二章 档案类型及管理
三、档案类型
1、公文（通知、请示、批复等）：包括政府及部门公文和企业印发的文件等。公文分为普通公文、秘密公文、绝密公文。
2、企业股东会、董事会文件材料:包括公司章程、决议、纪要等。
3、企业制度。
4、企业的各种工作计划、总结、报告、批示等。
5、本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
6、企业证件性文书资料。包括法人营业执照、企业注册登记材料、税务、五险一金、土地许可证、开发资质证、和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
7、财务、会计及其管理方面的文件材料。
8、劳动合同、工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
9、仪器、设备方面的文件材料。
10、项目建设、设计、维修方面的文件材料。
11、科研、知识产权、专利、技术引进、转让方面的材料。
12、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。
13、土地档案。
四、档案管理：企业档案由行政部负责管理。
第三章 立卷
五、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
六、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
七、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，普通文件如果与绝密文件有密切关联，应随同绝密文件立卷。
八、文件按年度立卷，但跨年度的请示与批复，应随复文立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
九、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
十、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
十一、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
十二、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第四章 归档管理
十三、各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
十四、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷的条款必须简明确切，并编上条款号。
十五、公文承办人员应及时将办理完毕的公文（一式三份）和经领导签发的《公文送审签发单》装订整齐，送交本部门专(兼)职文书归卷。
十六、专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上详细登记。
十七、各部门的档案按年度归档。每年的2月底前将上年度的档案移交到行政部档案管理部门，移交要进行登记、备案。
第五章 档案借阅、应用
十八、企业内档案应用的方式
1、提供档案原件；
2、提供档案复印件；
3、提供文献索引资料。
十九、借阅管理
1、凡需使用档案者，均须填写《文件档案调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
2、案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
3、借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、
抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
5、外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第六章 档案销毁管理
二十、对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
二十一、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
二十二、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
第七章 附则
二十三、本制度自发布之日起执行，由集团负责解释。
福建宏林文化集团
2016年10月11日
